Informacje dla jednostek UMK
Zasady rezerwacji dla jednostek UMK:
Wstępne rezerwacje pokoi przyjmowane są drogą telefoniczną lub mailową pod adresem: hotel.umk@umk.pl.
Do założenia wstępnej rezerwacji niezbędne jest podanie:
1) imienia i nazwiska Gościa,
2) terminu pobytu,
3) rodzaju zamawianego pokoju,
4) sposobu płatności,
5) danych kontaktowych osoby składającej rezerwację.
Po przyjęciu wstępnej rezerwacji, Hotel wysyła mailowe potwierdzenie wraz z numerem rezerwacji.
Po otrzymaniu potwierdzenia mailowego jednostka składa zapotrzebowanie w systemie XPrimer. W opisie należy podać nr rezerwacji, nazwisko gościa i termin oraz wybrać Hotel Uniwersytecki jako jednostkę realizującą. Zapotrzebowanie należy złożyć z należytym wyprzedzeniem, uwzględniając czas na obieg dokumentu. Hotel powinien otrzymać zaakceptowane zapotrzebowanie najpóźniej w dniu przyjazdu gościa.
Na mocy Regulaminu zamówień publicznych części toruńskiej § 3 ust. 2 Hotel Uniwersytecki pozostaje hotelem pierwszego wyboru. Rezerwacji noclegu w innym obiekcie można dokonać jedynie, gdy Hotel Uniwersytecki w formie pisemnej potwierdzi brak miejsc noclegowych w wybranym terminie.
Zasady anulacji rezerwacji dla jednostek UMK:
- Rezerwacje dla 5 lub mniej osób mogą być anulowane bezkosztowo do godz. 10.00 w dniu przyjazdu.
- Rezerwacje dla 6- 15 osób należy anulować 2 doby przed przyjazdem.
- Rezerwacje grupowe (powyżej 15 osób) należy anulować 30 dni przed planowanym przyjazdem. Po tym terminie istnieje możliwość zmniejszenia rezerwacji grupowej o 10% w terminie nie później niż 3 doby przed przyjazdem.
W przypadku braku anulacji w wyznaczonym terminie Hotel zastrzega sobie prawo do obciążenia jednostki składającej rezerwację opłatą za pierwszą niewykorzystaną dobę.
Za termin przyjazdu grupy ustala się datę przyjazdu pierwszych gości, nie termin rozpoczęcia konferencji.